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對於一個公司而言,我想基本上都會有研發部、銷售部、市場部、技術支援部、行政部、財務部等部門,即使再小的公司,“麻雀雖小”,總是“五臟俱全的”,當然有時候一個人兼著幾個部門的工作也是很有可能的。

 

對於每個部門而言,現在是資訊化社會,所以一般情況下都會有各自的平臺管理自己的業務,比如財務部門會用財務軟體管理資料,行政部門會用OA系統和HelpDesk系統管理,銷售部會用CRM來管理,研發部門會用DevSuite來管理,各個部門基於自己需要通過完全不同的系統來管理。

 

好處當然是有的,比沒用系統之前,大大提高了效率,不過今天我們來說說一些“缺點”,或者說還需要提高的地方:

 

1.       平臺太多,一個人如果身兼多活,可能想兼顧各個平臺的事情就比較困難,你得開啟這個平臺,看看自己需要處理的事情,然後再到下個平臺再繼續去看。

2.       如果一件事情需要幾個部門的人來合作,可能做起來比較麻煩,到底那邊做得怎麼樣了也不知道,又不可能一天到晚去問,人家都問煩了。

3.       每個系統相似資料更新起來比較麻煩(比如人員資訊,一個人進來或者離職,可能要同時去更新所有系統)

4.       各個部門重複工作會增多,比如銷售部門的銷售支出本身自己系統需要錄入,但是還得在財務系統中也錄入。

5.       。。。。。。

 

所以效率提高了,但是需要提高的效率的地方還是挺多的,我們公司也有同樣的問題,之前各個部門開始採用系統來管理的時候,大家以為總算效率可以上去了,現在卻發現有些情況效率還是不能上去:以前沒系統的時候,如果碰到需要各個部門解決的事情,一個人負責一下,帶領幾個部門人一起弄,實時溝通,問題很快就解決了,後來因為規模大了,事情變多了,沒辦法再這麼搞了,所以想用系統來管,現在卻發現用系統反而有些事情沒法解決了,就像上面講的,你去問人家,人家說處理到什麼狀態你自己去他們系統裡自己看唄。天哪,他們系統裡這麼多工,我哪知道哪個是我這個。。。。。。

 

總是需要想辦法來解決這種問題了,不然時間長了,問題會更多,所以從去年開始,我們就已經在開始在想辦法改進中了,目前已經完成了銷售部門、市場部門、技術支援部門、行政部門、資產管理部門的系統變更,採用了 TechExcel 的CustomerWise系統和ServiceWise系統,其中CustomerWise是用於銷售部門和技術支援部門,是一個CRM系統;ServiceWise用於行政與資產管理部門,是一個企業內部管理系統。

 

對於這兩個系統,其實我們也考察了很久,現在市面上同類軟體很多,我們比較了一下,TechExcel這兩個系統功能很強大,能完全滿足我們對於銷售、技術支援、內部行政管理的所有需求,而且把很多歐美很多先進的管理理念也通過這個軟體帶給了我們,受益匪淺。另外,還有比較重要的一點,之前我們已經使用了他們的DevSuite系統來管理研發過程,DevSuite系統可以和這兩個系統無縫整合起來,這對於增加效率,減少重複,無疑是作用巨大的。

 

 

通過這幾個系統的無縫整合管理,對於上面一開始說的幾個問題,都可以得到很好的解決,我來總結一下這些解決方案:

1.       這些系統能共享很多基本資料,比如說公司員工資料,客戶資料,所以新增、修改或者刪除一個員工資訊,只要在一個系統裡做完,其他系統就自動同步。

2.       如果一個人同時需要在幾個系統工作,可以在一個介面裡一鍵切換到不同的系統中去。

3.       對於一個事情在不同部門中都要處理的情況,可以提供跨專案連結資訊,直接在當前系統就能看到這個事情在另外系統中的處理進度,還可以設定自動提醒,哪個部門處理到哪個狀態可以自動發郵件或者簡訊提醒哪些人。

4.       這些系統都提供介面,可以與財務軟體或者其他軟體相互整合。

 

所以現在的情況就是,整個公司看起來就是在一個平臺上工作,既提高了效率,又好像回到了當年一個人帶領幾個部門員工處理一個事情的時候了,還挺不錯的。