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 及時、有效的溝通對專案的成功至關重要。專案溝通是確保專案團隊的相關資訊能及時、正確地產生、收集、釋出、儲存和最終處理好專案資訊所需的各個過程。為實施有效的溝通,需要建立溝通管理計劃同時理解什麼是溝通,溝通的物件是誰,溝通的目標是什麼,難度在哪裡,並選擇合適的溝通方式。


  一、與公司領導之間的溝通


  首先要清楚各級領導的許可權和角色,解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導,避免資訊同時釋出多個領導,造成領導之間的溝通成本加大,影響問題的解決效率,增加領導協調解決問題的難度。


  尋求領導的支援時一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在,需要領導哪方面的具體支援,最好根據具體問題給領導1-3個選擇,並指出專案組傾向於哪個選擇,原因是什麼,而不是把問題直接扔給領導。


  對於有些問題,不要一味的向領導妥協,不要一味的承諾實際不可能完成的專案工作,這既是對工作的負責,也是對領導、對專案組的負責。


  作為一名專案管理者,需要不斷的學習,不斷的從外界吸收營養來加強自身各方面的能力。實際上在我們身邊有很多的素材可以供我們學習。同時要注重於實踐,實踐有助於我們能力的提升。同時也只有實踐才能驗證我們學習到的東西是有否有用、是否實用。在實踐的過程中要不定期的進行總結,做的好的地方的不斷保持,做的差的地方要改正或摒棄。


  二、與專案團隊成員之間的溝通


  要圓滿地完成專案目標,關鍵在於人員,而不是程式和技術。程式和技術只不過是協助人員工作的工具。隊伍需要有一種精神:“一個團隊,一個步調,一個目標”,使人員有歸屬感,隊伍有凝聚力。


  1、與專案組成員達成共識,明確建設目標。專案組成員要有一個共同的預期。


  2、明確專案流程,計劃以及關鍵時間點。計劃指導工作。


  3、分工協作;確定工作範圍、明確職責;實時監督。


  4、專案成員及時溝通,遇到問題及時分析解決。一些小問題如果沒有及時發現和解決,很有可能發展成大問題,影響專案順利進行。


  5、鼓足士氣。專案管理不可避免遇到一個又一個新問題,面對困難和壓力,首先要堅定信念、樹立信心和鼓足勇氣,引導專案順利度過難關。


  6、注意言行。一個人說話做事的物件,場合,時機,技巧,有無意識等,產生的效果和影響絕然不同。少指責,多鼓勵;少抱怨,多建議;少空話,多行動。


  7、對專案負責、對自己負責,做事更要做人。


  三、與客戶之間的溝通


  第一、明確客戶對專案的態度,知道客戶想要的是什麼。


  與客戶明確專案需求及目標。尤其是專案集,目標就更要清晰,避免在專案進行中因為需求變更過大造成資源的損失和浪費,或者因為其中的小專案、小細節影響大局。


  以某省國產化專案為例。客戶明確表示:“按照你們的思路做,只要確保年底能夠驗收就行”。從客戶的這句話中我們可以得出以下幾點:


  1、客戶對公司的信任、能力的肯定。


  2、沒有客戶的參與是不可能把專案做好的。


  3、我們做的產品是一個“廢品”。對客戶來講,做出的產品客戶不去用,沒有使用價值;


  對我們來講,平臺雖然搭建起來了,卻不知道我們東西是否有用,體現不出來我們工作的價值,或者說總感覺少了一部分。


  第二、與客戶的溝通方式


  1、第一印象。


  在專案開始階段我們就需要再潛意識裡告訴客戶,我就是這個行業的專家。告訴我你要做什麼,剩下的交給我們,我們幫你完成。要讓客戶感覺到:把專案交給我們,你放心。同時需要有較強的業務能力做支撐:可以簡單的介紹一下以往做過的類似的專案,同時注意我們說話的語氣一定要底氣。


  一旦第一印象就覺得你的業務能力不行或是人有問題,那麼在無形中就增加了開展後面工作的阻力。


  2、讓客戶瞭解專案進度。


  要定期的向客戶介紹專案的進展情況,告訴客戶這段時間我們做了什麼東西。經常會發現有這樣的情況發生,就是客戶與專案組成員掌握的資訊不對稱。客戶也知道我們天天在加班,但就是看不到工作成果,也不清楚我們在做什麼。並不是所有客戶都瞭解我們的實施流程和分析流程,所以讓客戶瞭解我們的工作進展情況就顯得尤為重要。


  3、充分聽取客戶的建議,同時對不合理的需求儘量不要直接去否定。


  對於客戶提出的需求,先確認是否專案合同內,如不在專案合同內,則把相關需求建議轉達給銷售等相關人員;如果在合同範圍內,先與客戶共同分析它的必要性,如有必要再分析說明主觀因素和客觀因素能否滿足;如不能滿足再進一步把需求進行分解,告訴他我們能夠做到哪一步。


  4、對客戶的期望值進行溝通


  5、注意溝通方式的選擇


  比較成熟的溝通方式是郵件。但是在否定客戶建議的時候儘量選擇面談或是通過電話進行溝通,通過我們肢體語言或語調的配合可以使客戶對我們有進一步的瞭解,並顯得親切。尤其是在專案開始階段,客戶對我們專案組成員並不瞭解,通過郵件的方式去否定客戶的建議通常會顯得很生硬。